Rabu, 10 Oktober 2018
Setiap arsip memiliki masa pakainya sendiri-sendiri. Dan ketika masa pakainya sudah habis, maka arsip perlu dimusnahkan. Menilai hal tersebut, muncul sebuah pertanyaan
- Berapa lama sebuah arsip perlu disimpan?
Untuk mengetahui sampai kapan sebuah arsip perlu disimpan, kita perlu mengetahui apakah arsip tersebut masih memiliki nilai guna. Arsip yang dinilai sudah tidak memiliki nilai guna sangat dianjurkan untuk dimusnahkan.
Cara penentuan nilai guna arsip :
- Nilai guna primer (kegunaan untuk lembaga pencipta arsip)
Arsip akte pendirian perusahaan harus disimpan secara permanen karena sangat diperlukan oleh perusahaan tersebut selama perusahaan itu masih berdiri
- Nilai guna skunder (kegunaan untuk selain lembaga pencipta arsip)
Arsip nilai seorang mahasiswa masih perlu disimpan oleh sebuah universitas setidaknya sampai mahasiswa tersebut telah meninggal dunia
- Duplikasi
Bila sebuah arsip memiliki kopi/duplikasi dan duplikasi tersebut tidak dipergunakan lagi, sebaiknya duplikasi tersebut dimusnahkan
- Aksesibilitas
Sebuah arsip yang sulit untuk diakses dapat dipertimbangkan untuk tidak disimpan secara permanen
- Kehandalan & kelengkapan
Tingkat kelengkapan & kehandalan informasi yang dimiliki sebuah arsip berbanding lurus dengan kemungkinan arsip tersebut untuk tetap disimpan
- Biaya penyimpanan
Bila biaya penyimpanan sangat besar, arsip memiliki kemungkinan untuk tidak disimpan permanen
