Minggu, 14 Oktober 2018
ARSIP
MANUAL
Arsip
merupakan dari suatu kegiatan dari sebuah peristiwa dalam berbagai bentuk media
informasi yang dibuat dan diterima baik oleh Lembaga Pemerintah, Perusahaan,
Organisasi kemasyarakatan, Lembaga politik, Pemerintahan daerah dll. Mengacu
pada UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan arsip adalah sebagai alat rekam
suatu peristiwa atau kejadian di dalam rangka pelaksanaan kehidupan masyarakat,
berbangsa dan bernegara.
Di buat
dan diterimanya arsip-arsip oleh institusi, lembaga atau badan harus dikelola
dengan menggunakan system yang telah baku tentang kearsipan. Perkembangan di
suatu instansi kian berkembang sesuai dengan kemajuan jaman dan kebutuhan akan
tata kelola arsip perlu mendapat perhatikan yang baik pula. Di dalam mengelola
arsip perlu kiranya disesuaikan dengan kebutuhan setempat, menyederhanakan
dalam pengelolaan serta mudah dalam pelaksanaannya. Untuk arsip yang masih
memiliki nilai kegunaan dibutuhkan tata kelola yang baik, agar organisasi dapat
menggunakan kebutuhan arsip dengan optimal seperti, cepat dan tepat ditemukan
kembali sebuah arsip apabila dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip ada beberapa
sub bidang kegiatan arsip yang berhubungan dengan kepengurusan arsip yaitu
manajemen kearsipan. Di sini bagian manajemen kearsipan bertugas mengurusi arsip-arsip
diantaranya, mencatat, mengendalikan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengontrolan, pemindahan, dan yang terakhir penyusutan atau
pemusnahan arsip.
Fungsi
dari manajemen arsip adalah mengontrol keseimbangan arsip baik dalam sisi
penciptaan arsip, keluar masuknya dokumen, pendataan, menindaklanjuti,
penyebaran, peminjaman, penyimpanan, perawatan, pemindahan/pengiriman, dan
pemusnahan arsip. Maksud akhir dari manajemen kearsipan adalah, untuk lebih
menyederhanakan macam-macam arsip dan jumlahnya serta memaksimalkan penggunaan
arsip untuk meningkatkan semangat kerja pegawai dan akhli di bidangnya di
institusi atau badan pemerintah dengan biaya yang se efisien mungkin serta
tercapai tujuannya.
Adapun
manajemen kearsipan lebih cenderung dilaksanakan untuk pengelolaan arsip secara
manual, tetapi aplikasi manajemen kearsipan yang bermutu dan baik terhadap
arsip manual, merupakan tindakan pertama dan tahapan utama yang perlu dijalani
untuk mewujudkan sistem kearsipan yang serasi di suatu organisasi/badan
pemerintah. Apabila manajemen bidang kearsipan sudah dilakukan dengan baik dan
benar, selanjutnya untuk dimasa depan institusi atau badan pemerintah sudah
memiliki rencana melakukan penggabungan antara manajemen kearsipan dengan
teknologi informasi. Masalah-masalah yang timbul dalam rangka integrasi
manajemen kearsipan dan teknologi informasi selama dalam masa-masa transisi
atau perpindahan sistem kearsipan minimal akan dapat dikurangi.
Adapun siklus arsip
manual antara lain sebagai berikut:
1. Penciptaan
:
Bagian-bagian Yang
termasuk dalam tahap ini adalah, penambahan dan pengurangan from
baru bagi organisasi, seperti from untuk pengaduan pelanggan dan form pemesanan
barang.
2. Mendayagunakan
dokumen:
Tahapan ini merupakan
tindakan lanjutan dari sistem yang telah diatur atau ditentukan pada
tahapan sebelumnya, bagaimana proses tersebut dibuat sedemikian simple proses
retrieval (pengindekan, pencarian, dan pengingat data, khusus teks yang atau
bentuk yang tidak teratur) maupun penyebaran kepada pihak-pihak yang mempunyai
kepentingan, termasuk pula bagian pengelola dokumen yang sangat
mempengaruhi akan kualitas informasi yang ditentukan olehnya.
3. Penyimpanan:
Bagaimana sebuah dokumen
yang telah dimanfaatkan oleh sebuah organisasi, demi meningkatkan segi
efisiensi dan kemudahan untuk para pengguna dokumen harus disimpan ditempat
yang dekat dan mudah diakses oleh pemakai dokumen.
4. Retrieval/sistem
temu kembali:
Hal ini mengacu pada
letak suatu dokumen atau arsip dan melacaknya bila diketahui suatu dokumen
tidak dikembalikan dalam jangka waktu tertentu.
5. Disposisi:
Tahapan ini menyangkut
pada soal pemeliharaan dokumen yang dianggap penting dan penempatan dokumen
yang tepat pada tempatnya, termasuk dalam hal pemusnahan dokumen yang dianggap
tidak diperlukan lagi.
Penyimpanan arsip.
Untuk
menyimpan arsip harus dilihat dan periksa dahulu mengenai arsip-arsip yang akan
disimpan, mana yang masih dibutuhkan dan mana yang tidak layak di simpan untuk
kebutuhan suatu organisasi. Pemakaian suatu sistem dalam penyimpanan arsip
dimaksudkan adalah agar setiap kali arsip tersebut dibutuhkan, maka dengan
mudah dan cepat dapat ditemukan kembali.
Berapa lama arsip
disimpan.
Untuk
waktu simpan suatu arsip ditentukan harus dengan kepastian. Contoh ada arsip
yang masa simpannya selama 30 tahun, tetapi masa simpan telah lewat disebabkan
oleh, seorang pengelola arsip telah meninggal atau telah pensiun sebelum masa
simpan arsip berakhir. Untuk mengatasi hal tersebut, pihak organisasi pengelola
arsip harus melakukan pemeriksaan ulang terhadap arsip-arsip yang disimpan dan
telah lewat batas simpannya untuk dikeluarkan atau untuk dimusnakan.
Penetapan jangka pinjam
arsip.
Bila
jangka simpan ditetapkan untuk seluruh arsip dinamis akan mudah diterapkan
untuk organisasi yang tidak besar dengan jumlah arsip yang tidak banyak pula.
Secara umum organisasi kecil sistem penyimpanan arsip secara terpusat baik
arsip yang aktif ataupun inaktif. Untuk melakukan penyortiran terhadap
arsip-arsip yang disimpan tentu tidak terlalu sulit. Kata lain akan lebih mudah
untuk menetapkan apakah berkas yang bersangkutan telah layak dipindahkan atau
disisihkan karena telah mencapai masa inaktifnya.
