Rabu, 10 Oktober 2018
Ketiga kegiatan ini pada prakteknya mungkin saja melebur menjadi satu atau dua kegiatan karena sifatnya yang saling berhubungan satu sama lain.
Penciptaan arsip
Arsip berawal dari dokumen,dan penciptaan dokumen berasal kegiatan bisnis sebuah lembaga. Dari hal tersebut, terdapat dua hal yang perlu diperhatikan,
- dokumen apa saja yang perlu untuk diciptakan?
- bagaimana dokumen tersebut diciptakan?
Pertanyaan tersebut perlu dijawab dengan mengacu pada setiap peraturan yang berlaku. Seperti Undang-undang, peraturan pemerintah, hingga peraturan yang berlaku di lembaga tersebut. Sehingga ketika telah menjadi arsip, dokumen tersebut telah memenuhi persyaratan sebagai sebuah arsip.
Persyaratan sebuah arsip :
- Isi dari arsip tersebut mencerminkan tujuan penciptaannya
- Memiliki informasi yang rinci agar sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan dapat dimengerti oleh setiap orang
- Dibuat pada saat yang berdekatan dengan peristiwa yang bersangkutan, untuk memastikan informasi yang akurat dan dapat diandalkan
Hal-hal yang perlu diketahui untuk menentukan arsip yang diperlukan
- Mengetahui persyaratan perundang-undangan yang berkaitan dengan lembaga, termasuk kebijakan, prosedur dan peraturan.
- Menggunakan analisis proses kerja untuk mengidentifikasi arsip yang diperlukan untuk dokumentasi bisnis atau proses kerja
- Menganalisa resiko yang muncul bila tidak membuat arsip tersebut
Capture arsip
Pada proses inilah ditentukan dokumen apa saja yang akan disimpan menjadi arsip dan yang tidak perlu disimpan/ langsung dimusnahkan. Dalam menentukan dokumen yang akan menjadi arsip,kita perlu mengacu pada peraturan dan standard yang berlaku di dunia arsip. Selain peraturan dan perundang-undangan, kita bisa menggunakan ISO 16175, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments sebagai alat bantu untuk menentukan dokumen yang akan menjadi arsip. Proses capture sederhananya adalah memisahkan dokumen ke dalam kelompok yang telah ditentukan. Secara idealnya pada saat inilah kita mulai mengelompokkan arsip sesuai klasifikasinya masing-masing.
Pertimbangkan hal berikut ketika akan memutuskan arsip yang akan dicapture:
- Apakah arsip akan tetap asli, dapat diandalkan dan dapat digunakan selama mereka dibutuhkan?
- Bagaimana arsip dicatat dan dikelola?
- Bagaimana menghubungkan arsip yang berkaitan?
- Apakah ada sistem keamanan dan kontrol akses yang memadai?
Deskripsi arsip menggunakan metadata
Dokumen yang akan disimpan sebagai arsip, perlu dideskripsikan terlebih dahulu agar dapat dikelola dengan baik. Arsip dideskripsikan menggunakan metadata. Satu buah arsip dideskripsikan melalui serangkaian metadata yang disebut skema metadata. Perlu adanya sebuah standar metadata yang akan digunakan di sebuah lembaga, agar setiap arsip memiliki skema metadata yang sama. Sehingga seluruh arsip memiliki kualitas informasi yang sama. Dalam menentukan skema metadata yang akan digunakan, kita dapat mengacu kepada ISAD yang menjadi standar internasional.
Apa itu metadata?
Arsip perlu dideskripsikan agar setiap orang dapat mengetahui dan memahami isi serta konteksnya dan juga dapat dengan mudah menemukannya ketika dibutuhkan. Data deskripsi ini disebut metadata. Metadata dapat digunakan untuk mengidentifikasi,otentikasi, dan memahami konteks informasi serta orang,proses, dan sistem yang membuat,mengelola dan menggunakannya.
Metadata memungkinkan kita untuk mengontrol,mengelola,mencari,memahami, dan melestarikan informasi seiring berjalannya waktu.
Beberapa contoh metadata:
- Judul
- Pengarang
- Nomor induk/registrasi/nomor unik lain
- Tanggal penciptaan/penerimaan
- Subjek
- Format
- Riwayat penggunaan
Pencatatan metadata ke dalam arsip seharusnya menjadi sesuatu yang lazim di dalam sebuah kegiatan bisnis. Sehingga bila memungkinkan, pembuatan metadata itu sendiri dapat terjadi secara otomatis.
Mengapa metadata penting?
Metadata memastikan setiap informasi penting yang diperlukan oleh sebuah lembaga tercatat secara struktur. Sehingga memberikan konteks yang jelas mengenai arsip yang bersangkutan. Selain itu, metadata juga :
- Menjadi alat untuk mengontrol dan mengelola arsip.
- Menyediakan cara untuk memverifikasi keaslian dan integritas arsip
- Membantu pada saat temu kembali arsip
- Menerjemahkan informasi yang dimiliki arsip ke dalam bentuk yang mudah untuk dimengerti
Tanpa metadata, arsip tidak akan memiliki konteks. Sehingga menjadi sulit untuk ditemukan dan digunakan kembali.
Skema metadata
Metadata yang dikelompokkan ke dalam rangkaian yang dirancang untuk tujuan tertentu disebut skema metadata. Banyak skema metadata yang berbeda telah dikembangkan sebagai standar di berbagai disiplin ilmu termasuk pengelolaan arsip dan perpustakaan. Standar internasional skema metadata untuk pengelolaan arsip adalah ISAD (International Standard Archive Description).
Program Arsip Vital
Berdasarkan UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pengertian Arsip Vital adalah Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Sebagaimana tertuang dalam UU 43 tahun 2009 Pasal 56 ayat (1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital. Maka kantor arsip melakukan program penataan arsip vital di lingkungan UI. Program tersebut dengan menugaskan tenaga pengelola arsip untuk mengelola dokumen dan arsip unit kerja agar selanjutnya dilakukan analisis arsip vital yang miliki oleh masing-masing unit kerja.
