Rabu, 10 Oktober 2018
Setiap arsip pasti perlu untuk disimpan selama masa yang telah ditentukan. Dalam konteks penyimpanan arsip, lokasi penyimpanan arsip merupakan hal yang paling penting. Berikut ini adalah beberapa konsep yang sering muncul dalam topik penyimpanan arsip.
Konsep penyimpanan arsip :
- Sentralisasi, Konsep sentralisasi mengatur penyimpanan arsip agar terkumpul pada satu tempat.
- Desentralisasi, Konsep desentralisasi mengatur penyimpanan arsip agar tetap terkumpul pada setiap unit kerja / bagian.
- On site, Arsip disimpan di lokasi yang sama dengan kantor lembaga yang bersangkutan.
- Off site, Arsip disimpan di lokasi yang berbeda dengan kantor lembaga tersebut.
Selain lokasi penyimpanan arsip,
berikut ini adalah hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam menyimpan sebuah arsip :
- Format arsip akan sangat mempengaruhi proses pelestariannya.
- Waktu penyimpanan arsip, selain mempengaruhi perlakuannya saat proses pelestarian, waktu penyimpanan juga akan mempengaruhi lokasi penyimpanan arsip.
- Frekuensi akses arsip, arsip yang memiliki frekuensi akses yang tinggi lebih baik disimpan di tempat yang dekat dengan unit kerja, begitu juga sebaliknya.
