Arsip Elektronik
Menurut
asalnya arsip berasal dari bahasa
yunani “archivum ”yang artinya tempat
untuk menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan dokumen
masa pemerintahan berada di Balai Kota (archeon).
Dengan demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief ”dari
bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani “achivum ”.yang
mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang
wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD,
dan sebagainya.
Ada beberapa pembatasan
pengertian tentang arsip :
1.
The Liang Gie dalam Sularso Mulyono dkk.
Bahwa Arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai keguanaan agar
setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali
2.
File adalah arsip aktif yang masih terdapat di
unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi
secara aktif (Hadi Abubakar, 1996:10)
3.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupannya bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2).
4.
Arsip adalah dokumen tertulis yang
mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara
di tempat khusus untuk
referensi (Kamus Besar Bahasa Indonesia).
5.
Arsip adalah segala kertas naskah buku, foto,
film, mikrofilm, rekaman suara, gambar
peta, bagan atau
dokumen lain
dalam segala macam bentuk dan
sifatnya, aslinya atau
salinannya, serta dengan segala
cara penciptaannya, dan
yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai
bukti atas tujuan
organisasi, fungsi, kebijaksanaan,
keputusan, prosedur, pekerjaan
atau kegiatan pemerintah
yang lain atau karena pentingnya informasi yang
terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18).
6.
Filling (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dengan
sedemikian rupa dalam tempat penyimpanan yang
baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih
dahulu sehingga setiap kertas (surat) apabila
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat (Sularso Mulyono dkk,
1985:3).
Dengan
uraian konsep arsip dan batasannya
tersebut, dapat ditarik sebuah gambaran bahwa arsip perlu diatur
penyimpanannya. Sehingga, tidak sekedar penyimpanan kumpulan warkat sebagai
bahan pegingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara
prosedur penyimpanan (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan
dengan keterangan berikut ini :
1.
Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan,
tidak boleh diletakkan demikian rupa sehingga setiap
orang dapat membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.
2.
Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar
disimpan, tetapi harus diatur dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan
arasip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
3.
Penemuan Kembali (finding), ini berarti arsip
harus dapat ditemukan kembali apabila
diperlukan sebagai bahan informasi dengan
mudah dan cepat.
Arsip Elektronik
atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami
perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.
Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut
alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu
dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil
alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam
dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.
Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu
sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan
penamaan file-file hasil alih media.
Sistem
arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem
arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain
sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.
Manfaat Arsip Elektronik:
1. Cepat ditemukan
dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
2. Pengindeksan
yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
3. Pencarian secara
full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil
kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar
monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya
bedasarkan kata atau nama
file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke
dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
5. Menghemat
tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan
dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB
dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).
6. Mengarsip secara
digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat
diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya
dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman
karena disimpan secara digital.
7. Berbagai
arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan
mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.
8. Meningkatkan
keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman
pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi
relatif sulit untuk mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan
recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia penyimapanan yang
compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar
atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan
lagi.
Arsip elektronik
diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses
ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Tahapan pengumpulan
bahan
Arsip yang dipilih untuk
dilayankan adalah dengan mempertimbangkan kegunaan arsip diman arsip yang
sering dicari oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas pertama, kemudian
adalah arsip yang sudah rapuh atau segera rusak, untuk menjaga, merawat, maupun
untuk pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh didahulukan
untuk dilayankansehingga disamping sebagi fungsi pelayanan juga untuk fungsi
perlindungan. Pertimbangan selanjutnya adalah dari sisi informasi, semakin
penting informasi yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi
prioritas untuk segera dilayankan
b. Tahapan Pemindaian
Tahapan pemindaian dimana
arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan pemindaian dengan
alat pemindai yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil
disesuaikan pada format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi
pada 600dpi untuk perlindungan arsip
c. Tahapan Manipulasi
Tahapan dimana arsip
elektronik disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada aplikasi dengan
baik. Karena file hasil digitalisasi adalah sangat besar dan berformat TIFF
maka pada tahapan ini diubah formatnya ke dalam bentuk pdf dan ukuran resolusi
diperkecil sampai dengan 25% dari aslinya
d. Tahapan Entry Data
Setelah arsip elektronik
dilakukan proses manipulasi dan siap untuk digunakan maka selanjutnya adalah
melakukan entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip
elektronik sehingga pengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan
menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dpat langsung melihat
arsip elektronik hasil penemuan kembali tersebut. Dengan layanan yang langsung
dapat menggunakan arsip.
e. Tahapan Editing dan
Koreksi
Tahapan terakhir diman
pada tahapan ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi
arsip juga dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah
sesuai dengan arsip elektronikanya. Jika pengetikan maupun kesesuaian data
belum benar maka segera dilakukan editing yang diharapkan dari proses koreksi
dan editing ini tidak ada kesalahan teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data
Keuntungan
dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:
a. keuntungan:
- Terdapatnya salinan arsip dalam
bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang
terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip
elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang
terekam dalam arsip elektronik.
- Keamanan akses arsip elektronik
dari pihak yang tidak berkepentingan.
- Sebagai fasilitas backup
arsip-arsip vital.b. Kelemahannya :
1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
kerena tidak sengaja.
Tag :
Arsip Elekronik,
ARSIP MANUAL
ARSIP
MANUAL
Arsip
merupakan dari suatu kegiatan dari sebuah peristiwa dalam berbagai bentuk media
informasi yang dibuat dan diterima baik oleh Lembaga Pemerintah, Perusahaan,
Organisasi kemasyarakatan, Lembaga politik, Pemerintahan daerah dll. Mengacu
pada UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan arsip adalah sebagai alat rekam
suatu peristiwa atau kejadian di dalam rangka pelaksanaan kehidupan masyarakat,
berbangsa dan bernegara.
Di buat
dan diterimanya arsip-arsip oleh institusi, lembaga atau badan harus dikelola
dengan menggunakan system yang telah baku tentang kearsipan. Perkembangan di
suatu instansi kian berkembang sesuai dengan kemajuan jaman dan kebutuhan akan
tata kelola arsip perlu mendapat perhatikan yang baik pula. Di dalam mengelola
arsip perlu kiranya disesuaikan dengan kebutuhan setempat, menyederhanakan
dalam pengelolaan serta mudah dalam pelaksanaannya. Untuk arsip yang masih
memiliki nilai kegunaan dibutuhkan tata kelola yang baik, agar organisasi dapat
menggunakan kebutuhan arsip dengan optimal seperti, cepat dan tepat ditemukan
kembali sebuah arsip apabila dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip ada beberapa
sub bidang kegiatan arsip yang berhubungan dengan kepengurusan arsip yaitu
manajemen kearsipan. Di sini bagian manajemen kearsipan bertugas mengurusi arsip-arsip
diantaranya, mencatat, mengendalikan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengontrolan, pemindahan, dan yang terakhir penyusutan atau
pemusnahan arsip.
Fungsi
dari manajemen arsip adalah mengontrol keseimbangan arsip baik dalam sisi
penciptaan arsip, keluar masuknya dokumen, pendataan, menindaklanjuti,
penyebaran, peminjaman, penyimpanan, perawatan, pemindahan/pengiriman, dan
pemusnahan arsip. Maksud akhir dari manajemen kearsipan adalah, untuk lebih
menyederhanakan macam-macam arsip dan jumlahnya serta memaksimalkan penggunaan
arsip untuk meningkatkan semangat kerja pegawai dan akhli di bidangnya di
institusi atau badan pemerintah dengan biaya yang se efisien mungkin serta
tercapai tujuannya.
Adapun
manajemen kearsipan lebih cenderung dilaksanakan untuk pengelolaan arsip secara
manual, tetapi aplikasi manajemen kearsipan yang bermutu dan baik terhadap
arsip manual, merupakan tindakan pertama dan tahapan utama yang perlu dijalani
untuk mewujudkan sistem kearsipan yang serasi di suatu organisasi/badan
pemerintah. Apabila manajemen bidang kearsipan sudah dilakukan dengan baik dan
benar, selanjutnya untuk dimasa depan institusi atau badan pemerintah sudah
memiliki rencana melakukan penggabungan antara manajemen kearsipan dengan
teknologi informasi. Masalah-masalah yang timbul dalam rangka integrasi
manajemen kearsipan dan teknologi informasi selama dalam masa-masa transisi
atau perpindahan sistem kearsipan minimal akan dapat dikurangi.
Adapun siklus arsip
manual antara lain sebagai berikut:
1. Penciptaan
:
Bagian-bagian Yang
termasuk dalam tahap ini adalah, penambahan dan pengurangan from
baru bagi organisasi, seperti from untuk pengaduan pelanggan dan form pemesanan
barang.
2. Mendayagunakan
dokumen:
Tahapan ini merupakan
tindakan lanjutan dari sistem yang telah diatur atau ditentukan pada
tahapan sebelumnya, bagaimana proses tersebut dibuat sedemikian simple proses
retrieval (pengindekan, pencarian, dan pengingat data, khusus teks yang atau
bentuk yang tidak teratur) maupun penyebaran kepada pihak-pihak yang mempunyai
kepentingan, termasuk pula bagian pengelola dokumen yang sangat
mempengaruhi akan kualitas informasi yang ditentukan olehnya.
3. Penyimpanan:
Bagaimana sebuah dokumen
yang telah dimanfaatkan oleh sebuah organisasi, demi meningkatkan segi
efisiensi dan kemudahan untuk para pengguna dokumen harus disimpan ditempat
yang dekat dan mudah diakses oleh pemakai dokumen.
4. Retrieval/sistem
temu kembali:
Hal ini mengacu pada
letak suatu dokumen atau arsip dan melacaknya bila diketahui suatu dokumen
tidak dikembalikan dalam jangka waktu tertentu.
5. Disposisi:
Tahapan ini menyangkut
pada soal pemeliharaan dokumen yang dianggap penting dan penempatan dokumen
yang tepat pada tempatnya, termasuk dalam hal pemusnahan dokumen yang dianggap
tidak diperlukan lagi.
Penyimpanan arsip.
Untuk
menyimpan arsip harus dilihat dan periksa dahulu mengenai arsip-arsip yang akan
disimpan, mana yang masih dibutuhkan dan mana yang tidak layak di simpan untuk
kebutuhan suatu organisasi. Pemakaian suatu sistem dalam penyimpanan arsip
dimaksudkan adalah agar setiap kali arsip tersebut dibutuhkan, maka dengan
mudah dan cepat dapat ditemukan kembali.
Berapa lama arsip
disimpan.
Untuk
waktu simpan suatu arsip ditentukan harus dengan kepastian. Contoh ada arsip
yang masa simpannya selama 30 tahun, tetapi masa simpan telah lewat disebabkan
oleh, seorang pengelola arsip telah meninggal atau telah pensiun sebelum masa
simpan arsip berakhir. Untuk mengatasi hal tersebut, pihak organisasi pengelola
arsip harus melakukan pemeriksaan ulang terhadap arsip-arsip yang disimpan dan
telah lewat batas simpannya untuk dikeluarkan atau untuk dimusnakan.
Penetapan jangka pinjam
arsip.
Bila
jangka simpan ditetapkan untuk seluruh arsip dinamis akan mudah diterapkan
untuk organisasi yang tidak besar dengan jumlah arsip yang tidak banyak pula.
Secara umum organisasi kecil sistem penyimpanan arsip secara terpusat baik
arsip yang aktif ataupun inaktif. Untuk melakukan penyortiran terhadap
arsip-arsip yang disimpan tentu tidak terlalu sulit. Kata lain akan lebih mudah
untuk menetapkan apakah berkas yang bersangkutan telah layak dipindahkan atau
disisihkan karena telah mencapai masa inaktifnya.
Tag :
Arsip Manual,
